آییننامه تنخواهگردان
۱. تعریف
تنخواهگردان مبلغی است که بهصورت امانی و موقت از طرف شرکت در اختیار فرد مشخصی (تنخواهدار) قرار میگیرد تا هزینههای جزئی، جاری و روزمره دفتر یا واحد مربوطه را بدون نیاز به طی کامل مراحل اداری، در چارچوب این آییننامه پرداخت نماید.
۲. اهداف
- تسریع در انجام هزینههای روزمره و ضروری.
- جلوگیری از وقفه در امور جاری سازمان.
- ساماندهی، کنترل و شفافسازی مخارج خرد.
۳. مسئولیتها
- تنخواهدار:
- مسئول نگهداری وجه نقد یا موجودی حساب تنخواه است.
- موظف به ثبت دقیق و روزانه مخارج در فرم تنخواه میباشد.
- موظف است اسناد و مدارک هزینهها (فاکتور، رسید و…) را به واحد مالی تحویل دهد.
- واحد مالی:
- بررسی و کنترل اسناد هزینهها.
- تأیید صحت مخارج و تطابق با آییننامه.
- شارژ مجدد یا تسویه تنخواه در صورت تکمیل مدارک.
۴. سقف و بازه زمانی
- سقف تنخواه برای هر واحد یا فرد توسط مدیریت مالی تعیین و ابلاغ میشود.
- بازه زمانی استفاده از تنخواه ماهانه است.
- مانده وجه در پایان هر ماه باید تسویه و به حساب شرکت بازگردانده شود و یا در صورت ائامه روند موضوع ، به ماه بعد نگه داری و هزینه گردد.
۵. موارد مجاز هزینه
- هزینه حملونقل کالا، تخلیه بار و کارگر در صورت نیاز.
- هزینههای نظافت دورهای.
- خرید اقلام مصرفی مانند قند، چای و لوازمالتحریر در حد معقول.
- پرداخت قبوض ثابت شامل تلفن، برق، آب و گاز.
- الباقی هزینه ها باید با ارسال نامه اخذ مجوز خرید کتبی قبلی، وتایید کتبی کارخانه باشد.
۶. موارد غیرمجاز هزینه
- هزینه اینترنت، شارژ تلفن همراه یا موارد مشابه.
- خرید کالا یا خدمات غیرمرتبط با فعالیت شرکت.
- هزینههای شخصی به هرعنوان.
- پرداخت هرگونه پاداش یا حقالزحمه به افراد.
- خرید کاغذ ، انواع نایلون و کیسه، انواع لوازم غیر عرف ، انواع لوازم الکترونیکی و .. ، مگر با ارسال نامه کتبی قبلی و اخذ تایید قبل از اقدام.
۷. اینترنت و ارتباطات
- مصرف اینترنت دفتر تا سقف ۲ گیگابایت ماهانه توسط کارخانه تایید و پشتیبانی میشود.
- هزینه مصرف مازاد یا استفاده شخصی به عهده کاربر بوده و از طریق تنخواه قابل پرداخت نیست.
۸. مدارک و اسناد هزینه
- کلیه مخارج باید با فاکتور رسمی یا رسید معتبر مستند گردد.
- فاکتورها باید دارای تاریخ، مهر یا امضا و شرح کالا/خدمت باشند.
- رسیدهای دستی فقط در موارد خاص و با تأیید مدیریت مالی پذیرفته میشوند.
۹. گزارشدهی
- فرمهای تنخواه باید تایپشده، دارای نام، امضا و تاریخ باشند. فرم مربوطه در صفحه فرمهای مالی موجود است.
- ارسال گزارش تنخواه باید در ابتدای هر ماه به واحد مالی انجام شود.
- عدم ارسال بهموقع گزارش، موجب تعلیق شارژ مجدد تنخواه خواهد شد.
۱۰. افزایش تنخواه
در صورت نیاز به افزایش مبلغ تنخواه:
- ارائه درخواست کتبی تنخواهدار الزامی است.
- درخواست باید از طریق ایمیل رسمی به واحد مالی ارسال شود.
- افزایش مبلغ صرفاً پس از تأیید مدیریت مالی امکانپذیر خواهد بود.
۱۱. کنترل و رسیدگی
- کلیه هزینهها توسط واحد مالی کنترل و در صورت نیاز با مدیریت تطبیق داده میشود.
- در صورت مشاهده هزینه غیرمجاز یا تخلف، مبلغ مربوطه از حساب شخصی تنخواهدار کسر خواهد شد.
- تکرار تخلف منجر به لغو مجوز تنخواهداری خواهد شد.